Informativa al dipendente

La presente per informarLa che, ai sensi dell’art. 13 e 14 del Regolamento (UE) 2016/679 (di seguito, il “Regolamento”) e nell’ambito del Suo rapporto di collaborazione lavorativa con la nostra Società, quest’ultima in qualità di “Titolare del trattamento” raccoglierà una serie di dati personali relativi a Lei ed eventualmente (per quanto qui rilevante ai fini del Suo rapporto di collaborazione lavorativa), a Suoi familiari. I dati personali sopra citati sono raccolti dalla nostra Società (a) al momento dell’instaurazione del rapporto di lavoro, e (b) nel corso dell’esecuzione del rapporto di lavoro.

 

1. TITOLARE DEL TRATTAMENTO E DATA PROTECTION OFFICER

Il Titolare del trattamento dei Suoi dati personali è Pro Infantia S.p.A. s.u. – Ospedale Koelliker, con sede legale in Torino, corso Galileo Ferraris n. 247-255.
Email di contatto: sdg@osp-koelliker.it
PEC: pro.infantia-ospedale.koelliker@legalmail.it

Il Data Protection Officer (il “DPO”) è Artea s.r.l.
Lei può contattare il DPO ai seguenti recapiti:
Via Saragozza 185 – Bologna
Email di contatto: dpo@osp-koelliker.it

 

2. FINALITA’ DEL TRATTAMENTO DEI SUOI DATI PERSONALI (NON PARTICOLARI)

Il trattamento dei Suoi dati personali da parte del Titolare avverrà per finalità di gestione del suo rapporto di lavoro sotto il profilo giuridico, di amministrazione del personale; gestionale; disciplinare; fiscale; previdenziale.
Inoltre, taluni Suoi dati potranno essere utilizzati per finalità di miglioramento del funzionamento organizzativo, di controllo di gestione aziendale e di statistica. I dati da Lei forniti potranno riguardare anche i Suoi familiari, nel qual caso il Suo consenso sarà automaticamente esteso anche a questi ultimi.
Più in specifico, il trattamento sarà svolto per:
a. la gestione amministrativa della Sua posizione (ad esempio, elaborazione e pagamento della retribuzione);
b. adempiere agli obblighi derivanti da leggi e/o da contratti (quali quelli verso INPS, INAIL, Fisco o quelli inerenti a normative per il miglioramento della sicurezza sul lavoro);
c. la tenuta della Sua posizione anche attraverso il sistema informatico della Società;
d. rilevazione delle presenze;
e. l’organizzazione del lavoro e le attività di gestione delle risorse umane;
f. l’esecuzione di pagamenti vari (assicurazioni, ecc.);
g. l’erogazione della Sua retribuzione attraverso banche o Organizzazioni similari;
h. l’elaborazione di statistiche;
i. il controllo di gestione;
j. esigenze organizzative, produttive, per la sicurezza del lavoro e la tutela del patrimonio aziendale, ivi inclusa la necessità di verificare la funzionalità e la sicurezza dei sistemi informativi, l’eventuale presenza di abusi ovvero di rischi relativi alla fuga di informazioni riservate e confidenziali;
k. valutazione della performance;
l. pubblicazione di materiale foto/audio/video nell’intranet aziendale (oggetto di specifico consenso);

 

3. FINALITA’ DEL TRATTAMENTO DEI SUOI DATI PERSONALI “PARTICOLARI”

Per quanto riguarda, invece, i dati particolari di cui all’art. 9 del Regolamento il trattamento relativo sarà svolto, come previsto dall’art. 9 del Regolamento da ultimo citato nonché dell’art. 2-sexies comma 1 lett dd) del Codice Privacy (come modificato dal D.Lgs. 101/2018).

 

4. BASE GIURIDICA

Il Titolare La informa che il trattamento per le finalità da a) a j) sono connesse alla corretta gestione del rapporto di lavoro o di collaborazione (art. 6.1 lett b). Pro Infantia S.p.A. s.u. – Ospedale Koelliker precisa che non è richiesto il consenso ai sensi dell’art. l’art. 9 del Regolamento, poiché il trattamento di dati particolari è necessario per finalità di medicina del lavoro, valutazione della capacità lavorativa del dipendente (art.9.2 lett. h) e per assolvere gli obblighi ed esercitare i diritti specifici del titolare del trattamento o dell’interessato in materia di diritto del lavoro (art.9.2 lett. b).
Il predetto trattamento è, infatti, necessario per dare esecuzione al Suo contratto di lavoro con la nostra Società (e dunque anche per consentirci di adempiere ai nostri obblighi nei Suoi confronti – anche eventualmente derivanti dal contratto collettivo nazionale applicabile – e reciprocamente di consentirle di adempiere alle Sue obbligazioni a favore della nostra Società).
Con riferimento alla finalità k) della presente informativa, il trattamento dei Suoi dati potrà essere svolto sulla base del legittimo interesse (art. 6.1 lett. f) della Pro Infantia S.p.A. s.u. – Ospedale Koelliker, la quale precisa che tale trattamento non avviene sulla base di un processo decisionale automatizzato, compresa la profilazione.
Con riferimento invece alla finalità l) della presente informativa, il trattamento dei Suoi dati potrà essere svolto solo previo suo consenso espresso.

 

5. MODALITA’ DI TRATTAMENTO

Il trattamento dei dati potrà avvenire con o senza l’ausilio di strumenti elettronici o comunque automatizzati, informatici, o telematici.
Inoltre il Titolare potrà trattare i dati anche attraverso:
• gli strumenti di lavoro con cui l’interessato svolge l’attività lavorativa (PC; tablet, cellulare aziendale, rete internet, posta elettronica ed in generale tutti quelli previsti dalla Policy in vigore e disponibile sul portale aziendale)
• gli strumenti di registrazione degli accessi, delle presenze e per la tutela del patrimonio aziendale (badge, rilevatori magnetici, elettronici, applicazioni in mobilità)
• come disciplinati dall’art.4 della L.300/1970 che al comma 3 prevede che le informazioni raccolte tramite gli strumenti resi disponibili al lavoratore per rendere la prestazione lavorativa e quelli previsti per la registrazione degli accessi e delle presenze, possano essere utilizzati per finalità connesse al rapporto di lavoro a “condizione che sia data al lavoratore adeguata informazione sulle modalità d’uso degli strumenti utilizzati e di effettuazione dei controlli”.

L’utilizzo di detti strumenti è dettagliatamente disciplinato nelle Istruzioni per il trattamento dei dati in Applicazione Regolamento UE 2016/679, nonché dalle disposizioni interne della Pro Infantia S.p.A. s.u. – Ospedale Koelliker.

Nella procedura aziendale sono indicate le modalità attraverso le quali il Titolare si riserva di effettuare i controlli sugli strumenti utilizzati dal lavoratore per la prestazione lavorativa e le conseguenze in caso di violazioni delle regole ivi indicate.

 

6. NATURA OBBLIGATORIA O FACOLTATIVA DEL CONFERIMENTO DEI DATI E CONSEGUENZE DI UN EVENTUALE RIFIUTO DI CONFERIRE I DATI

Molti dei dati che Le vengono chiesti sono necessari (anche in esecuzione di obblighi derivanti da norme giuridiche) ai fini dell’instaurazione e prosecuzione del rapporto di lavoro.
In taluni casi, il mancato conferimento degli stessi potrà determinare la mancata prosecuzione del rapporto di lavoro. In altri, il mancato conferimento da parte Sua non consentirà l’erogazione di agevolazioni previste da leggi o contratti o lo sviluppo di attività migliorative della Sua professionalità. Infine in altri casi il mancato conferimento non renderà possibile lo sviluppo di attività “funzionali” ad una migliore gestione aziendale (ad esempio, miglioramento dell’organizzazione del lavoro; sviluppo della sua professionalità).
Il dettaglio delle conseguenze in relazione a ciascun dato Le saranno, di volta in volta chiariti, all’atto della raccolta dei suoi dati dal Responsabile interno del trattamento o da un Incaricato al trattamento.

 

7. SOGGETTI O CATEGORIE DI SOGGETTI AI QUALI I DATI POSSONO ESSERE COMUNICATI

Per le finalità sopra indicate, i Suoi dati personali (anche particolari) saranno comunicati a dipendenti o dirigenti della nostra Società che saranno incaricati del trattamento di tali dati nell’ambito delle rispettive funzioni (quali ad esempio: gestione, sviluppo e formazione del personale, amministrazione del personale, gestione contabilità, gestione attività legali e contenzioso, gestione strumenti di comunicazione e servizi di rete).

7.1 Trattamento dei dati personali e di quelli particolari da parte di soggetti terzi
I dati da Lei forniti potranno essere trattati, nei limiti strettamente pertinenti agli obblighi, ai compiti o alle finalità indicate nella presente informativa, a soggetti pubblici e privati pertinenti alle finalità di cui sopra.
I suoi dati non saranno oggetto di diffusione.
Nel dettaglio, i principali destinatari della comunicazione dei Suoi dati personali, ivi compresi quelli “particolari”, sono:
• associazioni con cui la nostra Società collabora per la realizzazione di progetti congiunti;
• consulenti della Società e (tra cui medici competenti; esperti in materia di sicurezza sul lavoro; esperti di organizzazione aziendale; avvocati; consulenti del lavoro; commercialisti; altri consulenti resisi necessari/utili per la gestione aziendale di profili inerenti il suo rapporto di lavoro), titolari di un autonomo trattamento di dati o nominati responsabili del trattamento;
• clienti, per finalità connesse ad esigenze di servizio.
• casse e fondi di previdenza ed assistenza sanitaria integrativa anche aziendale;
• organismi sanitari;
• agenzie di intermediazione;
• associazioni di datori di lavoro;
• liberi professionisti che collaborano con il Titolare;
• enti di formazione

Per ulteriori informazioni relative ai soggetti esterni sopra menzionati inviare una richiesta all’indirizzo: privacy@osp-koelliker.it.

7.2 Conservazione dei dati e periodo di conservazione
I suoi dati personali saranno conservati nei server a disposizione della Società collocati nell’Unione Europea.
La Società non trasferirà i suoi dati personali al di fuori dell’Unione Europea.
I dati personali che La riguardano saranno conservati per tutto il tempo di durata del Suo rapporto di lavoro con la Società. Successivamente alla cessazione del rapporto di lavoro, la Società conserverà i dati personali che La riguardano per l’adempimento degli obblighi di contratto e di legge, anche di tipo previdenziale e/o fiscale.
I dati personali verranno conservati per un periodo non eccedente
(a) il termine di conservazione dei dati previsto dalla normativa vigente per ciascuna categoria di dati (5 anni per il LUL – Libro Unico del Lavoro); e
(b) il termine di prescrizione previsto dalla legge per far eventualmente valere o difendere un diritto in giudizio nei Suoi confronti o nei confronti di terzi (10 anni a decorrere dall’ultimo adempimento amministrativo).

 

8. TRASFERIMENTO DEI DATI

I Suoi dati personali non sono oggetto di trasferimento al di fuori dell’Unione Europea.

 

9. VIDEOSORVEGLIANZA

Pro Infantia S.p.A. S.U. – Ospedale Koelliker utilizzando sistemi di videosorveglianza installati presso la sede di C.so G. Ferraris, 247-255 a Torino raccoglie e tratta immagini che eventualmente possono raffigurarLa laddove Lei entri nel raggio d’azione delle videocamere di sorveglianza.
Tale trattamento viene effettuato esclusivamente per finalità di sicurezza in base a quanto previsto dal GDPR e dal Provvedimento dell’Autorità Garante per la protezione dei dati personali in materia di videosorveglianza dell’8 aprile 2010, e, in particolare, è necessario per garantire la sicurezza e la tutela del patrimonio aziendale da atti lesivi di quest’ultimo o da altri fatti penalmente rilevanti, nonché l’incolumità e la sicurezza delle persone che svolgono le proprie attività lavorative presso l’Ospedale Koelliker. Il trattamento non ha alcuna finalità di controllo a distanza dei lavoratori e le immagini acquisite non saranno utilizzate in alcun modo nell’ambito di procedimenti disciplinari a carico dei lavoratori: a tal riguardo, il Titolare ha siglato un apposito accordo con le rappresentanze sindacali dei dipendenti ai sensi dell’art. 4 dello Statuto dei Lavoratori.
La base giuridica di tale trattamento è rinvenibile nel perseguimento del legittimo interesse del Titolare ai sensi dell’art. 6, comma 1, lett. f) del GDPR.
Le immagini potranno essere comunicate a soggetti che, qualora sia strettamente stabilito dalla legge, potranno accedere ai dati in forza di disposizioni di legge, nei limiti previsti dalle norme stesse (es. Forze di Polizia e Autorità competenti in caso di commissione di reati). In ogni caso le immagini non saranno oggetto di diffusione né, salvo quanto sopra indicato, di comunicazione a soggetti terzi. Le immagini saranno trattate presso la sede di Pro Infantia S.p.A. S.U. – Ospedale Koelliker in C.so G. Ferraris, 247-255 a Torino. I dati non sono oggetto di trasferimento al di fuori dell’Unione Europea. I dati verranno conservati per un periodo di tempo non eccedente le finalità per le quali sono stati raccolti e in ogni caso per un tempo non superiore a 7 giorni.

 

10. DIRITTI PREVISTI DAGLI ARTT. 15-22 DEL REGOLAMENTO (e sue modifiche e integrazioni)

Le ricordiamo infine che Lei ha il diritto:

– di ottenere informazioni in relazione alle finalità per cui i Suoi dati personali sono trattati, al periodo del trattamento e ai soggetti cui i dati sono comunicati (c.d. diritto di accesso);
– di ottenere la rettifica o integrazione dei dati personali inesatti che La riguardano (c.d. diritto di rettifica);
– di ottenere la cancellazione dei dati personali che La riguardano nei seguenti casi (a) i dati non siano più necessari per le finalità per le quali sono stati raccolti; (b) Lei abbia ritirato il Suo consenso al trattamento dei dati qualora essi siano trattati sulla base del Suo consenso; (c) Lei si sia opposto al trattamento dei dati personali che La riguardano nel caso in cui essi siano trattari per un nostro legittimo interesse; o (d) il trattamento dei suoi dati personali non sia conforme alla legge. Tuttavia, Le segnaliamo che la conservazione dei dati personali da parte della Società è lecita qualora sia necessaria per consentirle di adempiere un obbligo legale o per accertare, esercitare o difendere un diritto in sede giudiziaria (c.d. diritto di cancellazione).
– di ottenere che i dati personali che La riguardano siano solo conservati senza che di essi sia fatto altro uso nei seguenti casi (a) Lei contesti l’esattezza dei dati personali, per il periodo necessario a consentirci di verificare l’esattezza di tali dati personali; (b) il trattamento sia illecito ma Lei si opponga comunque alla cancellazione dei dati personali da parte nostra; (c) i dati personali Le siano necessari per l’accertamento, l’esercizio o la difesa di un diritto in sede giudiziaria; (d) Lei si sia opposto al trattamento e si sia in attesa della verifica in merito all’eventuale prevalenza dei nostri motivi legittimi al trattamento rispetto a quelli dell’interessato (c.d. diritto di limitazione);
– di ottenere la cessazione del trattamento nei casi in cui i suoi dati personali siano trattati per il nostro legittimo interesse e Lei contesti l’esistenza di questo interesse (c.d. diritto di opposizione);
– di ricevere in un formato di uso comune, leggibile da dispositivo automatico e interoperabile i dati personali che La riguardano trattati con mezzi automatizzati, se essi siano trattati in forza di contratto o sulla base del Suo consenso (c.d. diritto di portabilità).

Tali richieste potranno essere indirizzate al Titolare al seguente indirizzo e-mail privacy@osp-koelliker.it o, cumulativamente, utilizzando i dati di contatto del DPO specificati nel paragrafo 1.

 

11. RECLAMI

Qualora Lei desideri proporre un reclamo in merito alle modalità attraverso cui i Suoi Dati e, se del caso, i Suoi Dati Sensibili e Giudiziari sono trattati dal Titolare ovvero in merito alla gestione di un reclamo da Lei proposto, Lei ha il diritto di presentare un’istanza direttamente all’Autorità di controllo.